My LPOnline

7 veelgemaakte fouten in Engelse e-mails

Zeggen jouw Engelse e-mails wat je wilt dat ze zeggen? Of beledig jij onbewust je zakelijke contacten?

E-mail is al een tijd lang het voornaamste communicatiemiddel in het bedrijfsleven. Zo zijn er in deze tijd van werken op afstand waarschijnlijk genoeg contacten, klanten of zelfs collega’s die je nog nooit persoonlijk ontmoet hebt. Het is niet ondenkbaar dat er ook zakelijke relaties zijn die je zelfs nog nooit aan de telefoon hebt gehad. In zo’n geval is de enige indruk die je van elkaar hebt gebaseerd op geschreven tekst in e-mailberichten.

The Dutch already all speak such good English

Als trainster Hayley aan anderen vertelt dat ze Engelse les geeft aan Nederlanders, krijgt ze regelmatig de vraag: “Why, the Dutch already all speak such good English?”

In bepaalde opzichten is dat inderdaad waar. Nederlanders zijn over het algemeen goed in talen en pakken het Engels snel op. Maar bijna altijd is het Engels van Nederlanders meer vloeiend dan accuraat. Zo is de Engelse uitspraak van Nederlanders doorgaans gemakkelijker te volgen dan die van andere nationaliteiten wanneer ze Engels spreken. En doordat het Engels van Nederlanders zo soepel klinkt, lijkt het taalniveau soms beter dan het daadwerkelijk is.

Spreken vs. schrijven

Bovenstaande is meestal geen probleem in Engelse gesprekken. Foutjes kunnen in een gesprek makkelijk door de vingers gezien worden als uit de intonatie blijkt dat iets vriendelijk of grappig bedoeld is. Dat is natuurlijk een ander verhaal in e-mails, die vaak informeel en snel geschreven zijn. Bij geschreven tekst moet de ontvanger zelf de toon en eventuele fouten interpreteren, wat nogal eens kan zorgen voor misverstanden.

Veelgemaakte fouten in Engelse e-mails

Hoe is dat in jouw e-mails? Komen ze over bij de lezer zoals je zou willen of ben je misschien onbedoeld onbeleefd of grappig? Trainster Hayley zette een aantal veelvoorkomende fouten in Engelse e-mails op een rij.

1. Het gebruik van Mrs of Miss in de aanhef

Mrs wordt alleen gebruikt voor getrouwde vrouwen en Miss is alleen voor ongetrouwde vrouwen. De juiste vorm om te gebruiken in een e-mail is daarom Ms: dit is neutraal en kan voor het aanspreken van elke vrouw gebruikt worden.

2. Krampachtig proberen een e-mail niet te beginnen met ‘I’

Hoewel het in het Nederlands soms nog als onbeleefd gezien wordt, is het in het Engels heel normaal om een e-mail te beginnen met ‘ik’. Je kunt dus gerust beginnen met: ‘I am writing to enquire/complain/confirm…’ etc

3. Een onjuiste toon

‘You must send me the information immediately’ kun je beter verwoorden als ‘Please could you send me the information as soon as possible’. ‘Must’ wordt in het Engels alleen gebruikt voor het geven van bevelen.

Een ander probleem met tone-of-voice in e-mails is het antwoorden op vragen met ‘no I can’t’. Engelsen vermijden doorgaans antwoorden met no en gebruiken in plaats daarvan: ‘I’m afraid that’s not possible’ of ‘I’m sorry I can’t’.

4. Verkeerde vertalingen

Woorden als eventual, during, lend en rent klinken als Nederlandse woorden, maar betekenen iets anders. Dit zijn zogenaamde ‘false friends’. De correcte vertalingen zijn is dit geval possible, for a period of, borrow en interest.

5. Het mixen van stijlen

Dit zijn bijvoorbeeld zinnen als ‘We would appreciate it if you could give us a ring in a couple of days’. Hier worden formele, geschreven uitdrukkingen gecombineerd met erg informele uitdrukkingen uit de spreektaal. Houd het liever consequent.

6. Verkeerd gebruik van ‘if’ en ‘when’

‘If’ wordt alleen gebruikt als je spreekt over een mogelijkheid. ‘When’ wordt gebruikt om te spreken over iets dat zeker gaat gebeuren. Een bankmanager die zegt: ‘I’ll call you when you get the loan’ zegt dat de lening is goedgekeurd en dat hij zal bellen om dat te bevestigen. En een bankmanager die zegt ‘I’ll call you if you get the loan’ bedoelt dat het nog een mogelijkheid is dat de lening niet wordt goedgekeurd, maar dat hij je zal bellen als dat wel het geval is.

7. Het gebruik van formele of ouderwetse Engelse woorden

Het gebruik van ‘hereby’ is hier een voorbeeld van. Dit woord wordt normaal alleen gebruikt door dominees of rechters in een erg formele juridische context in gevallen als: ‘I hereby pronounce you man and wife’ of ‘ I hereby sentence you to 10 years in prison’.

Schrijf je binnenkort weer een Engelse mail? Het loont al snel de moeite om je e-mails in het Engels nog een keer nauwkeurig te bekijken met bovenstaande punten in gedachten. Heb je behoefte aan meer ondersteuning? Dan kan een cursus business English je helpen om effectiever te communiceren in het Engels.

Deze blog is een vertaling van het Engelse origineel, geschreven door Hayley, trainer zakelijk Engels.

Avatar
Hayley Ouwerkerk-Doidge
Hayley is trainer zakelijk Engels.

My LPOnline