Ik schreef op deze plek al eerder over de aanhef van zakelijke e-mails, maar er is ook nog wel wat te zeggen over de afsluiting ervan. Wat zet je in de laatste zinnen van je bericht, en welke groet gebruik je?
Elke e-mail of brief van meer dan een paar zinnen heeft de traditionele driedeling inleiding – kern – slot. Door deze indeling aan te houden, zorg je voor een overzichtelijk bericht voor je lezer. Veel mensen vinden het slot lastig, omdat ze het gevoel hebben dat je dan toch alles al gezegd hebt. Toch heeft het slot een belangrijke functie, namelijk om je e-mail netjes af te ronden. Het is dus belangrijk dat hier geen nieuwe informatie over de kern van de zaak meer staat.
1. Afrondende zin met contactmogelijkheid
In de laatste alinea zorg je ervoor dat je lezer goed weet waar hij of zij aan toe is. Maak dat zo concreet mogelijk. Het is handig om precies te benoemen wat je lezer nu van jou kan verwachten, of wat jij nu van je lezer verwacht. Wanneer neem je weer contact op? Kijk daarbij uit voor vage bewoordingen als ‘binnenkort’ en zeg liever iets als ‘binnen zeven werkdagen’ of ‘uiterlijk op 15 mei’. Laat ook altijd weten op welke manier de lezer contact met jou (of een collega) kan opnemen als zij vragen heeft, of bij andere opmerkingen.
Die mogelijkheid tot contact staat vaak in een afrondende zin na een witregel. Dat zijn vaak clichés, maar in dit geval is daar niet zo veel bezwaar tegen. Met die zin bied je de lezer een mogelijkheid tot contact. Je zegt bijvoorbeeld waar hij terecht kan met verdere vragen. Kijk wel uit voor verouderde zinnen als ‘In afwachting van uw reactie, verblijf ik.’ Beter is ‘Ik zie uw reactie graag tegemoet’ of ‘Graag horen wij of u gebruik wilt maken van dit aanbod. Als u ons dat binnen zeven werkdagen laat weten, kunnen we nog deze maand voor u aan de slag.’
2. Groet
Na de afrondende zin komt nog de afsluitende groet. In vrijwel alle gevallen kun je je mails of brieven afsluiten met ‘Met vriendelijke groet’ of ‘Met vriendelijke groeten’ – welke van die twee je kiest, is een kwestie van persoonlijke voorkeur. Eventueel kan ‘Met hartelijke groet’ ook, zeker als je vaker contact met elkaar hebt. ‘Hoogachtend’ is erg formeel, en een tikkeltje ouderwets. Vrijwel alle andere afsluitingen, zoals ‘Doei’, ‘Groetjes’, ‘Ciao’, zijn dan weer erg informeel, en daardoor meestal niet passend in zakelijke correspondentie.
3. Digitale handtekening
Onder deze groet komt in de meeste gevallen een digitale handtekening. Kijk daarbij nog even uit: het gebeurt nogal eens dat die in een heel ander lettertype is dan de rest van de e-mail. Dat staat niet erg netjes. Kies dus voor tekst en handtekening hetzelfde lettertype. Gebruik je geen automatische handtekening, vermeld dan in elk geval je contactgegevens, zodat de lezer je makkelijk kan bereiken als hij of zij nog vragen heeft over je bericht. Dat is wel zo klantvriendelijk.
- Lees ook: Hoogachtend te formeel?
