Veel mensen die iets moeten schrijven, of dat nu een mail, een sollicitatiebrief of een rapportage is, openen een nieuw document op hun computer en beginnen te schrijven. Dat levert niet per se de beste teksten op. Maar wat is dan een goede werkwijze? In deze blog een paar tips voor een goede start.
Het loont om vooraf na te denken over de tekst die je gaat schrijven. Drie vragen zijn daarbij volgens mij essentieel om te beantwoorden. Deze vragen leiden tot een ‘schrijfplan’, dat de basis vormt voor de verdere tekst. Overigens kan een schrijfplan ook uitgebreid worden, met een voorlopige structuur van de tekst en, in sommige gevallen, een voorlopige bronnenlijst.
1. Wie is mijn lezer?
De tekst die je gaat schrijven, wordt door iemand gelezen – dat hoop je toch althans. Toch vergeten verbazingwekkend veel mensen om na te denken over die lezer. Wie is dat eigenlijk? Is het er één of meer? En wat weet (of weten) je lezer(s) al over het onderwerp van de tekst? Zijn het vakgenoten of buitenstaanders? Het is goed om je een zo concreet mogelijk beeld te vormen van je lezer. Deze informatie heeft invloed op de woordkeuze: kan er jargon gebruikt worden of moeten vaktermen worden toegelicht? Is de tekst voor een breed publiek bedoeld, dan kan die het best worden afgestemd op de groep met de minste voorkennis.
2. Wat is mijn doel?
Voor zakelijke teksten onderscheiden we drie doelen: informeren, overtuigen en activeren. Een overtuigende tekst heeft natuurlijk ook altijd informatieve stukken, maar het hoofddoel is toch de lezer overtuigen van een bepaalde mening. Dit principe geldt ook voor activerende teksten. Voorbeelden van informatieve teksten zijn brochures met productinformatie, jaarverslagen en nieuwsbrieven. Overtuigende teksten zijn bijvoorbeeld sollicitatiebrieven, reclame-uitingen en betogen. Handleidingen en adviesrapporten zijn voorbeelden van activerende teksten.
3. Wat is mijn boodschap?
Probeer eens om de boodschap van een tekst in één zin op te schrijven. Het mooist is het als het doel daar ook in verwerkt kan worden: ‘Met deze tekst wil ik mijn leidinggevende ervan overtuigen om één extra medewerker in dienst te nemen zodat de werkdruk voor alle medewerkers minder wordt.’ ‘In deze handleiding wil ik mijn collega’s uitleggen hoe het nieuwe softwarepakket werkt.’ Deze boodschap komt vrijwel nooit letterlijk op deze manier terug in de tekst, maar zij vormt wel de basis ervan.
Informatie selecteren
Het beantwoorden van deze vragen geeft je tekst een goede start. Weten wat je doel en je boodschap is, is essentieel om te bepalen welke informatie wel en niet in je tekst thuishoort. Want alleen informatie die bijdraagt aan het bereiken van je doel en het overbrengen van je boodschap moet in je tekst terechtkomen. Alle andere prachtige vondsten zul je helaas moeten bewaren voor een andere keer. Op deze manier werk je aan een tekst die bondig en toch volledig is. Bovendien kun je door na te denken over wie de tekst gaat lezen betere keuzes maken in schrijfstijl en woordkeuze. Dat alles leidt samen al snel tot een tekst die je lezers met plezier zullen lezen.
