Hoeveel tijd besteedt de gemiddelde werknemer aan het schrijven van zakelijke e-mails? Meestal gaan daar heel wat uren in zitten. Des te belangrijker is het dat e-mails er goed uitzien. Vooral bij e-mailen in het Duits, want Duitse bedrijven en klanten hechten waarde aan goed gestructureerde en foutloos geschreven correspondentie.
Hier volgen enkele tips voor de opbouw van Duitse e-mails samen met een aantal handige standaarduitdrukkingen.
De aanhef van een Duitse e-mail
In het onderwerp – in het Duits heet dit de Betreffzeile – staat in enkele woorden waar de e-mail over gaat. Daarna komt de aanhef. Die is in het Duits formeler dan in het Nederlands. Als er regelmatig met de zakelijke partner wordt gecommuniceerd, kan er wat informeler worden geschreven, als de ander dat ook doet. Maar sommige Duitsers blijven afstandelijk, zelfs na vele jaren samenwerking.
Duits uitdrukkingen die geschikt zijn als aanhef:
Deze lijst is gerangschikt van formeel naar vriendschappelijk.
- Sehr geehrte Damen und Herren, (Deze aanhef wordt gebruikt als de naam van de ontvanger onbekend is.)
- Sehr geehrter Herr Müller, (Er moet altijd een naam volgen, schrijf dus nooit Sehr geehrter Herr zonder naam.)
- Sehr geehrte Frau Müller, (Ook hier geldt, schrijf nooit: Sehr geehrte Frau zonder naam.)
- Guten Morgen Herr/Frau Müller,
- Guten Tag Herr Herr/Frau Müller, (Guten Mittag bestaat niet.)
- Hallo Herr/Frau Müller,
- Lieber Herr Müller, (Het Duitse woord lieb betekent zowel lieve als beste.)
- Liebe Frau Müller,
- Hallo Heinrich/Anja,
- Lieber Heinrich,
- Liebe Anja,
Voor interne e-mails gebruik je:
- Liebe Kollegen,
- Liebe Kolleginnen,
- Liebe KollegInnen, (Midden in het woord staat een hoofdletter; deze begroeting komt voor als er zowel aan mannelijke als vrouwelijke collega’s wordt gemaild.)
Gebruik de juiste titel
Mocht de geadresseerde een titel hebben, dan moet deze in de aanhef worden opgenomen, bijvoorbeeld Sehr geehrter Herr Dr. Meyer. Voor Duitsers en Oostenrijkers zijn rangen en standen uiterst belangrijk. Neem daarom ook nooit zelf het initiatief om van Sie op du over te stappen; het kan zijn dat dan een terechtwijzing volgt.
Instinkers in de aanhef van Duitse mails
- Geehrt is een bijvoeglijk naamwoord en wordt dus verbogen.
- Na de aanhef volgt een komma (net als in het Nederlands). De eerste zin begint met een kleine letter, tenzij die zin begint met een naam of zelfstandig naamwoord. Dit wijkt dus af van het Nederlands.
- Word begint automatisch met een hoofdletter, tenzij de betreffende functie is uitgeschakeld. Hier dient Word dus verbeterd te worden.
Waar het eigenlijk om draait
Na de aanhef volgt het belangrijkste deel van de e-mail. Dit bestaat uit een inleiding, een kerngedeelte en een slotzin. In de inleiding staat waarom contact wordt opgenomen. Het kerndeel bestaat uit inhoudelijke details. Eventueel wordt naar een bijlage (Anlage) verwezen. De afsluitende zin kan er bijvoorbeeld als volgt uitzien:
Falls Sie noch Fragen haben, können Sie mich telefonisch oder per E-Mail erreichen.
De mail afsluiten in correct Duits
Onder de e-mail komen de slotgroet en de ondertekening. De slotgroet wordt – afwijkend van het Nederlands – niet gevolgd door een komma. Voor de slotgroet bestaat eveneens een scala aan mogelijkheden, maar de verschillen zijn geringer dan bij de aanhef:
- Hochachtungsvoll (Dit is ouderwets.)
- Mit freundlichen Grüßen
- Mit freundlichem Gruß
- Freundliche Grüße
- Mit besten Grüßen
Minder formeel:
- Viele Grüße
- Schöne Grüße
- Herzliche Grüße
- Liebe Grüße
- Schöne Grüße
Schrijf liever geen afkortingen, zoals MfG (Mit freundlichen Grüßen) of LG (Liebe Grüße). Dan is het alsof er niet eens de tijd genomen wordt om de ander te groeten.
Veel succes!
Bovenstaande regels zijn redelijk eenvoudig toe te passen. Neem ze in acht en jouw Duitse e-mail ziet er al snel verzorgd uit. Wil je meer ondersteuning bij het schrijven van e-mails of communiceren in het Duits? Volg dan een cursus zakelijk Duits, toegespitst op jouw werkomgeving en leerdoelen. Dankzij onze maatwerkaanpak is er altijd een cursus die past binnen jouw budget.
Lees ook deze blogs:
